Hasta no hace muchos años, los gestores de las empresas se preocupaban, sobre todo, por las ventas y la fabricación. El almacén era algo que se tenía que tener, sin saber muy bien por qué y para qué. El sentido común decía que había que limitar o suprimir el almacén si suponía una carga demasiado onerosa para las cuentas de la empresa.
La importancia del almacén en la empresa era, más bien, poca. Se tenía por una especie de denostado cajón de sastre. No es extraño que fuera el lugar a donde se condenaba a quienes no habían tenido un buen comportamiento en otras áreas, en donde recalaban las personas fieles a la empresa que ya no rendían lo suficiente en su puesto de trabajo de siempre, o el destino de los calificados como más torpes.
Con estos antecedentes, tampoco sorprende que nadie prestara atención al almacén. Se le exigía muy poco. Era el culpable a quien señalaban los comerciales cuando sus clientes reclamaban cualquier disconformidad.
El oficio y la gestión del almacén se aprendían por imitación de comportamientos de los demás, con más vicios que virtudes, y con las reprimendas recibidas por no haber hecho bien las cosas, sin conocer, muchas veces, los criterios con los que valorar si algo está hecho correctamente.
Afortunadamente, este panorama tan oscuro ha cambiado a mejor, pero aún no está en el lugar que muchos sueñan.
La aparición del concepto de logística ha provocado que las empresas se percaten de la importancia de la gestión integral de mercancías, que otrora se dispersaba por varios departamentos de la empresa, tanto en su vertiente económica como en la fidelización de los clientes. No hay empresa de cierto tamaño que, hoy en día, no tenga definida la función logística en su organigrama. Por desgracia, en muchas de ellas, logística es sinónimo de almacén, cosa que no es cierta en absoluto.
Como función de la empresa, la logística tiene asignadas responsabilidades de costes y nivel de servicio al cliente. Por consiguiente, precisa de una gestión.
El almacén, como parte integrante de la logística, también precisa de una gestión. No lo parece, pero el almacén es una fábrica de pedidos preparados. Sabido es que las fábricas disponen de tecnología, métodos de trabajo y procesos productivos, tendentes a construir productos en perfecto estado y al mínimo coste. Aunque algunos no se percaten, la vida en el almacén está cambiando y se está orientando hacia los principios de la fabricación. Ya se habla y se ponen en práctica conceptos como planes diarios de producción y contratación, eficiencia, productividad, calidad, y otros. Los responsables son evaluados por el cumplimiento del presupuesto operativo y otros indicadores; el resto de trabajadores, por indicadores congruentes con las tareas que realizan.
Las empresas se han dado cuenta de que los trabajadores necesitan formación para rendir adecuadamente en su trabajo. En ausencia de planes de estudio oficiales, han tenido que contratar y formar a personas sin cualificación, de manera práctica, en su puesto de trabajo, especialmente en tiempos de fuerte crecimiento económico. Es así como el nivel profesional de las personas se ha elevado en los últimos años.
La Administración lleva muchos años convencida de la importancia de la formación profesional, pero siempre responde con retraso ante las necesidades de la sociedad. Hoy en día, no concibe que una persona pueda acceder a un puesto de trabajo sin una formación, acreditada por un título, acorde con las tareas que va a desempeñar, y que, además, le permita progresar en su profesión. Es un hecho reciente que las personas que deseen trabajar en logística cuenten con una formación reglada en ese campo. Y lo es, también, que las personas con experiencia puedan revalidar sus conocimientos con un certificado que acredite su aptitud profesional.
La gestión de un almacén no es una tarea fácil. Se complica con el aumento del número de productos, con la variedad de sus formas y tamaños, y con las cantidades existentes. El contacto con el producto marca la necesidad de tratar a cada uno como se merece, lo que implica que no todos deben manejarse de la misma manera. Si esto fuera poco, hay que afrontar el riesgo de no saber lo que el cliente pedirá, y las quejas que formulará por no haber atendido debidamente sus demandas. La gestión se convierte, pues, en el arte de conseguir una bebida con la mezcla de ingredientes que satisfaga por completo al paladar del catador, es decir, el cliente, gastando el menor dinero posible.
El profesional de la gestión de almacén debe vigilar los productos que mantendrá, cuándo necesita tenerlos y las cantidades a acopiar de cada uno de ellos, si no quiere que su almacén crezca sin control.
También ha de conocer los sistemas de almacenamiento y los medios de manipulación adecuados para cada producto. Ha de saber cuántos necesitará y cómo organizarlos y conservarlos para conseguir un funcionamiento óptimo del almacén.
Responder al cliente
El tratamiento que dé a los productos es fundamental para responder al cliente con un trabajo bien hecho, en tiempos cada vez menores y con la calidad que exige. Tendrá que poner en práctica las técnicas idóneas, con el apoyo de sistemas informáticos adaptados a sus necesidades, evitando los riesgos que afectan a la integridad de los productos y las personas que los manejan.
Todas las decisiones que haya tomado sobre los aspectos anteriores le permitirán implantar un diseño óptimo de su almacén. Si fuera totalmente automático, los resultados serían siempre predecibles. Casi siempre intervienen personas, todas ellas distintas, que pueden hacer impredecibles los resultados. El gestor ha de conocer las formas adecuadas de organizar y conducir los equipos a su cargo, así como de motivar y resolver los conflictos, todo ello con el propósito de obtener lo mejor de los recursos que maneja.
Cada día de trabajo trae una mezcla de situaciones diferente. El gestor se ve obligado a tomar muchas decisiones sobre la marcha, cuyas consecuencias concretas desconoce en la mayoría de los casos. Si dispone de un sistema de control, podrá valorar de forma objetiva los resultados de sus acciones, y tomará nuevas decisiones para alcanzar las metas que desea, a pesar de los problemas e inconvenientes que le surjan.
Todos los conocimientos anteriores se sustentan en técnicas cuya validez está sobradamente contrastada en la práctica.
Cumplir con todos los requerimientos expuestos exige una preparación que aborda y coordina disciplinas muy diferentes entre sí, pero complementarias. Un gestor que sólo se preocupe por las personas podrá obtener magníficos resultados, del mismo modo que otro, centrado en la aplicación de las técnicas óptimas. A pesar de ello, ninguno de los dos logrará resultados óptimos, salvo que combine todas las disciplinas en su justa medida.
No cabe ninguna duda de que, con una formación que aborde todo lo reseñado y que sea capaz de adaptarse a las exigencias empresariales de cada momento, los nuevos gestores de almacenes serán capaces de desempeñar su labor con un alto grado de profesionalidad.
Gestión y Diseño de Almacenes
En el libro "Gestión y Diseño de Almacenes” se combinan los fundamentos teóricos con ejemplos extraídos del ejercicio profesional del autor. Incorpora procedimientos sistemáticos, basados en el empleo de los números, de aplicación al diseño de almacenes no automáticos, de gran utilidad en la vida real. Los contenidos se complementan con el desarrollo pormenorizado de sendos casos reales de diseño de almacenes, que, en su día, se hicieron realidad.
La edición de 470 páginas, no está disponible en librerías y puede pedirse directamente al autor.
Juan Carlos Viela Viñarás
Ingeniero Industrial
Autor de "Gestión y Diseño de Almacenes"